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  • Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales

    Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales

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    Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales

    Introducción

    El presente reglamento tiene como objetivo establecer los requisitos técnicos y funcionales que deben cumplir los sistemas y programas informáticos o electrónicos utilizados por empresarios y profesionales en la emisión de facturas y otros documentos fiscales. Estos requisitos se establecen con el fin de garantizar la integridad, autenticidad y disponibilidad de la información contenida en dichos documentos, así como para facilitar el cumplimiento de las obligaciones tributarias de los contribuyentes.

    Definiciones

    Antes de abordar los requisitos específicos, es importante definir algunos términos clave utilizados en este reglamento:

    1. Factura electrónica: Un documento fiscal emitido y recibido en formato electrónico, que cumple con los requisitos legales y técnicos establecidos en este reglamento.
    2. Sistema de facturación: Cualquier sistema o programa informático o electrónico utilizado para la generación, emisión, recepción, almacenamiento y conservación de facturas electrónicas.
    3. Certificado digital: Un archivo electrónico que contiene información sobre la identidad del titular y que se utiliza para firmar digitalmente las facturas electrónicas, garantizando su autenticidad.

    Requisitos Técnicos

    Los sistemas y programas informáticos o electrónicos utilizados para la facturación deben cumplir con una serie de requisitos técnicos para garantizar la seguridad y la integridad de los datos. Algunos de los requisitos técnicos clave son:

    1. Firma digital: Todos los documentos fiscales, incluidas las facturas electrónicas, deben estar firmados digitalmente utilizando un certificado digital válido y emitido por una entidad de confianza.
    2. Almacenamiento seguro: Los sistemas de facturación deben contar con un sistema de almacenamiento seguro que garantice la integridad y disponibilidad de los documentos fiscales durante el período legal de conservación.
    3. Conexión segura: Los sistemas y programas deben utilizar conexiones seguras, como el protocolo HTTPS, al transmitir datos relacionados con la facturación electrónica.
    4. Protección de datos: Se deben implementar medidas de seguridad para proteger los datos personales y financieros contenidos en las facturas electrónicas, cumpliendo con la normativa de protección de datos vigente.

    Requisitos Funcionales

    Además de los requisitos técnicos, el reglamento establece una serie de requisitos funcionales que deben cumplir los sistemas y programas informáticos utilizados en la facturación electrónica. Estos requisitos buscan garantizar la adecuada gestión de los procesos de facturación y la interoperabilidad entre diferentes sistemas. Algunos de los requisitos funcionales más importantes son:

    1. Generación y emisión de facturas: El sistema debe permitir la generación y emisión de facturas electrónicas de acuerdo con los requisitos legales, incluyendo la inclusión de datos obligatorios, cálculos de impuestos y la firma digital.
    2. Recepción de facturas: Los sistemas deben ser capaces de recibir y validar facturas electrónicas emitidas por terceros, asegurando su autenticidad y conformidad con la normativa fiscal.
    3. Registro de operaciones: Debe llevarse un registro detallado de todas las operaciones de facturación, incluyendo la fecha y hora de emisión, recepción y envío de las facturas electrónicas.
    4. Integración con otros sistemas: Los sistemas de facturación deben ser capaces de integrarse con otros sistemas contables y de gestión empresarial para facilitar la contabilización automática de las transacciones.

    Requisitos de Conservación

    El reglamento también establece requisitos específicos para la conservación de facturas electrónicas y otros documentos fiscales. Estos requisitos son esenciales para garantizar la disponibilidad y la integridad de los documentos durante el período legal de conservación, que puede variar según la jurisdicción. Algunos de los requisitos de conservación incluyen:

    1. Almacenamiento seguro: Los documentos fiscales deben ser almacenados de forma segura, utilizando medidas de protección adecuadas para prevenir la pérdida, alteración o acceso no autorizado.
    2. Plazo de conservación: El reglamento establece el plazo mínimo durante el cual los documentos fiscales deben ser conservados, que suele ser de varios años.
    3. Acceso a la información: Los contribuyentes deben poder acceder a los documentos fiscales almacenados durante el período de conservación para fines de auditoría y fiscalización por parte de la autoridad tributaria.

    Obligaciones de los Contribuyentes

    Los contribuyentes que utilicen sistemas y programas informáticos o electrónicos para la facturación electrónica deben cumplir con una serie de obligaciones para garantizar el cumplimiento de las normas establecidas en el reglamento. Algunas de estas obligaciones son:

    1. Registro ante la autoridad tributaria: Los contribuyentes deben registrar sus sistemas de facturación ante la autoridad tributaria y proporcionar la información necesaria sobre su funcionamiento.
    2. Mantenimiento y actualización: Los sistemas y programas utilizados deben mantenerse actualizados y en funcionamiento adecuado para cumplir con los requisitos técnicos y funcionales.
    3. Colaboración con auditorías: Los contribuyentes deben cooperar con las auditorías y fiscalizaciones realizadas por la autoridad tributaria, proporcionando acceso a los documentos fiscales y los registros de operaciones.

    Sanciones por Incumplimiento

    El reglamento establece sanciones y penalizaciones para los contribuyentes que no cumplan con las normas y requisitos establecidos. Estas sanciones pueden incluir multas, suspensión de la autorización para emitir facturas electrónicas y otras medidas coercitivas.

    Conclusiones

    El reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soportan los procesos de facturación de empresarios y profesionales es una normativa fundamental para garantizar la integridad, autenticidad y disponibilidad de los documentos fiscales. Estos requisitos técnicos y funcionales son esenciales para la gestión fiscal y contable de los contribuyentes, y su cumplimiento es crucial para evitar sanciones y asegurar el cumplimiento de las obligaciones tributarias. Por lo tanto, es de suma importancia que los empresarios y profesionales se familiaricen con este reglamento y lo apliquen en sus sistemas y procesos de facturación electrónica.

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  • El nuevo Reglamento General de Protección de Datos. RGPD

    El nuevo Reglamento General de Protección de Datos. RGPD

    El Reglamento comunitario no 2016/679 de 27 de abril de 2016, publicado el 4 de mayo, es la norma de mayor relevancia que se ha adoptado en los últimos años en el ámbito de la protección de datos y la privacidad. Su principal objetivo es la aplicación uniforme y coherente del derecho de protección de datos en el territorio de la Unión Europea y unificará en gran medida el marco legal que actualmente aplica en este ámbito.

    Las empresas dispondrán de un plazo de dos años desde la publicación del Reglamento para adaptarse a esta nueva norma. En concreto, resultará aplicable a partir del 25 de mayo de 2018. Ello no obstante, es importante familiarizarse cuanto antes con este nuevo marco regulatorio, a fin de comprenderlo y asegurar una adecuada transición.

    Entre las principales novedades que impondrá la nueva regulación, frente al actual marco regulatorio en España que establece la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (“LOPD”), destacan las siguientes:

    • Nuevo sistema de recogida de datos. Las cláusulas informativas y políticas de privacidad deberán adaptarse a un nuevo conjunto de deberes informativos (incluyendo nuevos parámetros como, por ejemplo, los datos de contacto del delegado de protección de datos, el plazo de conservación de los datos, el derecho a presentar reclamación ante la autoridad de control competente, etc.).
    • Ampliación de los derechos de los interesados. El Reglamento recoge los tradicionales derechos de acceso, rectificación, cancelación (incluido el derecho al olvido) y oposición, y además –en aras a asegurar una óptima protección a los interesados- incorpora nuevos derechos, tales como los derechos a la limitación del tratamiento y el derecho a la portabilidad de los datos.
    • Nuevas obligaciones organizativas para los responsables. Las entidades que traten datos personales deberán cumplir con nuevos deberes organizativos, entre los que cabe destacar los siguientes:
    • Designación de un Data Protection Officer (Delegado de Protección de Datos), que centralizará la gestión de la protección de datos y podrá formar parte de la plantilla o desempeñar sus funciones en el marco de un contrato de servicios.
    • Registro de las actividades de tratamiento, que sistematizará las actividades vinculadas al tratamiento de datos y que estará a disposición de las autoridades competentes en caso de que lo soliciten.
    • Notificación de violaciones de la seguridad de los datos, que deberán realizarse ante las autoridades competentes, como norma general en el plazo máximo de 72 horas desde que se produzca la contingencia.
    • Transferencias internacionales de datos. Entre otros supuestos, la autorización de la Agencia Española de Protección de Datos dejará de ser necesaria para transferir datos a terceros países cuando se usen las cláusulas contractuales tipo adoptadas por la Comisión Europea o una autoridad de control, o normas corporativas vinculantes.
    • Autoridades competentes. La autoridad de control principal que resultará competente será la del lugar donde el responsable cuente con su establecimiento principal. En caso de grupos de empresa radicadas en la Unión Europea, será la que se corresponda con su sede central de operaciones.
    • Nuevo régimen sancionador. Una de las principales novedades del Reglamento es el endurecimiento de las sanciones en caso de incumplimiento, pudiéndose imponer multas de hasta 20 millones de euros o de hasta el 4% del volumen de negocios a nivel mundial del infractor.

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